Сегодня законодательная база для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) полностью сформирована. Первые эксперименты, позволяющие протестировать цифровой формат документооборота, Минтруд проводил еще с 2017 года. А в 2020–2021 годах прошел масштабный эксперимент, в котором приняло участие больше 300 компаний — крупнейших работодателей страны. Его признали успешным, а полученный опыт лег в основу Федерального закона № 377-ФЗ от 22.11.2021. Он внес поправки в Трудовой кодекс, разрешающие подписывать документы, связанные с работой, в электронном виде. Их юридический статус приравнен к статусу бумажных.
Таким образом, с конца 2021 года все компании могут вести цифровой кадровый документооборот без дублирования на бумаге. По нашим оценкам, за два года на электронные документы перешло почти 10% сотрудников крупных компаний, работающих по ТК РФ. КЭДО внедряют организации из самых разных отраслей. Процесс будет только ускоряться: вероятно, по итогам 2024 года кадровый электронный документооборот будет использовать уже 30% сотрудников.
Основная причина — стремление автоматизировать процессы и сократить издержки. В среднем затраты на кадровое делопроизводство с переходом в цифру снижаются в три раза. По нашим данным, традиционный (бумажный) вариант кадрового делопроизводства (КДО) в пересчете на сотрудника обходится компании примерно в 2,1 тыс. рублей в год, тогда как цифровой вариант — в 700 рублей в год.
Есть еще одна веская причина переводить кадровый документооборот в цифровой формат. В обозримом будущем переход может стать обязательным для всех. Так, сейчас проходит эксперимент по переводу на цифровые кадровые документы работников федеральных органов власти. Из государственного сектора практика может быть распространена на бизнес. Более того, Минтруд стимулирует компании использовать цифровые документы. Например, в письме 14-6/ООГ-296 приводится мнение ведомства о том, что рассылать расчетные листки в электронном виде (в том числе и по email) могут только компании, работающие через КЭДО. Письмо носит разъяснительный характер и не имеет силу закона, однако позиция Минтруда показательна.
К КЭДО стоит присмотреться уже сейчас. Причем всем компаниям, вне зависимости от масштаба и рода деятельности — будь то IT, производство мебели или металлургия.
Прежде всего, те, кто не автоматизируется, проигрывают конкуренцию. Рынок труда в России суперконкурентный, уровень безработицы в этом году рекордно низкий — 3,2%. Кадровый голод испытывают на производстве, в логистике, IT и строительстве, и в ближайшее время он будет только увеличиваться. Такие условия обязывают бизнес прибегать к автоматизации всех возможных процессов, в том числе кадровых. Автоматизация несет экономию, прозрачность и эффективность управления.
КЭДО влияет на привлекательность компании в глазах потенциальных сотрудников. Мы привыкли, что все важные вещи у нас под рукой, в телефоне: онлайн-банкинг, доставка еды, социальные сети, «Госуслуги» и прочее. На этом фоне выглядит абсурдом, что справку 2-НДФЛ нужно ждать до двух недель — пока ее оформят и доставят курьером (если сотрудник работает удаленно). А чтобы уйти в отпуск, необходимо отправить кадровику в мессенджер скриншоты согласованного заявления.
А вот другая ситуация: вы долго искали и наконец-то нашли удаленного ценного сотрудника, одного на миллион. Один путь — отправить ему документы почтой, и он получит их через две недели. За это время его уведут или он сам передумает в пользу местной компании, которая оформит всё быстрее (помним про кадровый голод). Второй путь — отправляем будущему сотруднику ссылку на телефон, он переходит по ней и загружает снимки своих документов. Кадровику не нужно ничего вбивать руками, данные распознаются искусственным интеллектом, документы подтягиваются в интегрированные системы учета и т. д. Пакет документов для трудоустройства формируется автоматически, сотрудник официально вводится в штат. Всё в течение 40 минут – часа.
Время же, как известно издавна, это деньги. Оформление приема или увольнения сотрудника на бумаге занимает в среднем 2,5 часа. Ведь нужно оформить документ, подписать его, сделать в бумажке дырочки, подшить к делу, уложить в архив и так далее. В КЭДО все операции, как уже было сказано, займут 40 минут. Кроме того, с КЭДО профессия эйчара трансформируется, и теперь эту работу можно выполнять из дома.
Кроме всего прочего, автоматизация несет с собой сокращение прямых издержек на кадровый документооборот. Подсчитаем затраты на расходники. Компании с тысячей сотрудников на оформление документов потребуется в год 200 пачек бумаги (по 500 листов) по цене 800 рублей. Это 160 тыс. рублей. На их печать уйдет около 250 тыс. рублей. Половину бумажек необходимо хранить в архиве, а это почти 42 тыс. рублей в год. Удаленным сотрудникам или из офиса в офис необходимо доставлять курьерами 7–8% документов, и на логистику будет потрачено более 740 тыс. рублей. В итоге годовые затраты на оформление бумаг могут достигнуть почти 1,2 млн рублей.
Для крупных компаний суммы еще более впечатляющие. На архивном хранении документов построена целая индустрия. Бывает, что сотрудник устроился на работу в компанию, отработал три дня и уволился. Но кипу бумаг по нему работодатель, согласно законам, должен хранить 50 лет. Затраты на архивное хранение трудовых, гражданско-правовых и прочих договоров могут составлять несколько миллионов рублей в год.
Не забудем и про ESG — устойчивый тренд нашего времени. Более 2 тыс. исследований CFA Institute показывают связь между практиками ESG в компаниях и лучшими финансовыми результатами. 60–70% миллениалов хотят работать в компаниях, положительно влияющих на мир.
Вводя КЭДО, компания создает комфортную среду для взаимодействия сотрудника и работодателя. Она обеспечивает социальную доступность, уравнивая условия для сотрудников из центральных и удаленных регионов страны. Рабочие места становятся доступнее для людей с ограниченными возможностями. А если говорить об экологичности, то отказ от бумажного документооборота позволяет компании со штатом в 1 тыс. человек сохранить 21 дерево в год.
Что делать в первую очередь, если решили переходить на КЭДО.
Самое первое — это сформулировать цель, к которой должна привести автоматизация, установить срок проекта и выбрать критерии успешности его внедрения.
Как правило, формулируется несколько целей:
- сколько сотрудников из общего штата нужно перевести на КЭДО;
- какие процессы предстоит автоматизировать;
- как изменится скорость работы с этими процессами (например, сколько времени требуется на обработку одной заявки сейчас и сколько должно уходить);
- индекс лояльности (NPS) сотрудников к внедренному решению;
- выдерживается ли SLA (соглашение об уровне оказания услуги).
Срок проекта зависит от требований к архитектуре решения, уровню информационной безопасности, к процедуре приема и введения в эксплуатацию решений. Кроме этого, учитываются количество автоматизируемых процессов и число сотрудников в компании. Точный срок помогает рассчитать вендор.
Критерии успешности часто коррелируют с целями проекта — удалось ли компании достигнуть всех обозначенных на старте показателей.
Дальше предстоит определиться с вендором, имея четкие критерии выбора. Это цена, удобство интерфейса, функциональные возможности продукта. Выбор лучше делать, исходя из видов на стратегическое партнерство. Одна компания заинтересована только в КЭДО, а другая, начав с кадрового документооборота, намерена создать у себя целую экосистему сервисов, автоматизирующих различные сферы бизнеса.
Еще до старта проекта необходимо изучить законодательную базу, а также подготовить все необходимые локальные нормативные акты, обеспечивающие переход на КЭДО. Например, в электронном виде можно подписывать больше 200 кадровых документов. Но есть исключения. На бумаге обязательно дублируются несколько документов. Это акт о несчастном случае на производстве; приказ (распоряжение) об увольнении работников; документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Кстати, зрелый вендор сам сможет подготовить для заказчика как справочную базу, так и как шаблоны для локальных актов.
Команда и техническое задание (ТЗ). Очень важно, чтобы автоматизацией с стороны компании занималась команда, которая будет собирать требования к системе, готовить ТЗ, тестировать продукт и обсуждать с поставщиком детали и промежуточные результаты. От ее вовлеченности и компетентности зависит то, насколько успешно компания в будущем будет осваивать и использовать систему автоматизации HR-процессов. Подсказать, по каким критериям нужно подбирать команду, и помочь с подготовкой ТЗ сможет опытный поставщик.
А самое главное — не ждать, а действовать уже сегодня. Можно начать с оцифровки самых трудоемких кадровых процессов и прийти к высоким результатам за короткий срок.
Автор — директор по развитию HR Tech-направления в VK Tech
Позиция редакции может не совпадать с мнением автора.
