Автоматика и разумность

На фоне разговоров о переводе всего в «цифру» это может прозвучать неожиданно, но не все процессы нужно автоматизировать. Порой при переходе на цифровые платформы получается автоматизация ради автоматизации: решения внедряются, однако сотрудники не пользуются сервисами, и в итоге проект не приносит результатов. Это происходит, если перед стартом проекта был пропущен этап аналитики и выявления потребностей в автоматизации.

Чтобы получить ощутимые результаты, стоит предварительно проанализировать процессы и понять, какие из них требуется оптимизировать именно сейчас. Выявлять узкие места помогают глубинные интервью с руководителями компаний или команд, если речь идет о крупном бизнесе. Они позволяют обнаружить рутинные процессы и определить способы, которыми их можно поставить на рельсы автоматизации, чтобы упростить жизнь сотрудникам.

Важный этап этого анализа — подсчет выгоды, которую может принести автоматизация. Например, логично начинать с процессов, которые требуют меньше вложений и при этом дают больший прирост производительности. Также нужно учитывать сложность реализации проектов и их стоимость. На примере решений для кадрового электронного документооборота: стоимость проекта формируется из покупки лицензии, куда включены ЭЦП для сотрудников, уведомления и так далее.

Опираясь на все эти данные, можно приоритизировать процессы — и только после этого делать следующие шаги. Чтобы в дальнейшем можно было отслеживать эффективность автоматизации, для проекта по ее внедрению должны быть определены KPI. И описать их в идеале нужно для трех сценариев: оптимистичного, реалистичного и пессимистичного.

Рассмотрим их на примере автоматизации кадровых процессов с помощью VK HR Tek.

Одно из основных преимуществ перехода на КЭДО — это сокращение издержек. Снижаются потребляемые объемы бумаги, тонера, электричества и плата за аренду архива, поскольку кадровые документы нужно где-то хранить до 50 лет.

Также затраты снижаются за счет того, что КЭДО экономит время HR-специалистов: при росте компании не нужно расширять штат HR-департамента, поскольку один человек может обслуживать гораздо больше сотрудников, чем при бумажном документообороте. А еще HR-специалисты могут направить освободившееся от бумажной рутины время на решение новых задач, например адаптацию и развитие новых сотрудников.

Кроме того, КЭДО помогает обеспечить соблюдение требований регулятора. Система следит за тем, чтобы документы подписывались в установленные сроки, и надежно сохраняет их в архиве. Такой подход позволяет минимизировать затраты на штрафы.

При пессимистичном сценарии эффект от автоматизации в денежном выражении может быть нулевым. При реалистичном она приносит на 30% больше, чем в нее было вложено. А при оптимистичном — на 80–90% больше.

Считать эту экономическую окупаемость, как и в случае с другими проектами, стоит на период пяти лет. При этом в маленьких компаниях внедрение автоматизации может окупиться и начать приносить деньги уже в первый год. С крупным бизнесом ситуация обстоит иначе из-за масштабов проекта: адаптировать к новой реальности и научить пользоваться технологическим решением 50 тыс. человек гораздо сложнее, чем сотню сотрудников.

Кроме того, если нужно внедрить решение в короткие сроки, это требует больше ресурсов — человеческих и, как следствие, финансовых. И это может увеличивать сроки окупаемости.

Начать внедрение решения стоит с тестового контура компании. Если там всё работает как надо, можно выпускать его в промышленную эксплуатацию.

Но точно не нужно раскатывать систему сразу на всех сотрудников, особенно если речь идет о большой компании. Если работать с решением начнут одновременно десятки тысяч неподготовленных человек, это приведет к хаосу. Поэтому сначала систему раскатывают на 100 человек — смотрят, как процессы работают, собирают обратную связь — и параллельно начинают готовить к подключению следующих сотрудников.

Функциональность также подключается поэтапно. Сначала это может быть онлайн-оформление отпусков и командировок, потом — дистанционный прием на работу новых сотрудников, подпись дополнительных соглашений, локальных нормативных актов и так далее.

Максимально эффективно, если эти процессы — подключение сотрудников и расширение функциональности — идут поэтапно, но параллельно, поскольку это уменьшает сроки внедрения решения. В случае с VK HR Tek выход в промышленную эксплуатацию с переводом на КЭДО порядка 30 кадровых процессов (командировки, отпуска, прием на работу и так далее) и масштабирование на 1 тыс. сотрудников происходит в среднем за месяц.

Поэтапный подход к реализации проекта по автоматизации оптимален и в других сферах.

Эффективность проекта по автоматизации во многом зависит от двух факторов. Первый — качество технической поддержки со стороны поставщика IT-решения, второй — вовлечение в продвижение идеи автоматизации руководителей компании-заказчика.

Первые три-четыре переходных месяца — самые важные. В этот период у каждого специалиста должна быть возможность задавать любые вопросы, вплоть до: «А что будет, если я нажму на эту кнопку?» Люди должны чувствовать заботу и поддержку — они не должны оставаться один на один с новым решением, каким бы простым в использовании оно ни было. Более того, обучая сотрудников и общаясь с ними, нужно учитывать их особенности — от рода деятельности и возраста до способа восприятия информации.

Второй важный момент — это преодоление барьеров, существующих в сознании людей. Некоторые, например, боятся оформлять электронную цифровую подпись из-за страха кражи данных. Другие считают, что, раз нет бумажных документов, у работодателя появляется над ними какая-то неограниченная власть. И нужно донести до них, что всё наоборот: переход на КЭДО обезопасит их от разных неприятных ситуаций. Во-первых, любой документ, за которым раньше нужно было идти в отдел кадров, теперь они смогут найти в пару кликов. Во-вторых, электронные документы защищены надежнее, чем бумажные, которые могут потеряться, сгореть при пожаре или быть украдены.

HR-автоматизация — трехсторонний процесс. На одной стороне — компания-заказчик, которая хочет оптимизировать функции и сократить издержки. На второй — поставщик решения, который должен адаптировать его для целей заказчика так, чтобы оно приносило максимальную пользу. На третьей — сотрудники компании, которым важно, чтобы КЭДО был простым, удобным и безопасным.

Если между всеми этими людьми налажено взаимодействие, то автоматизация кадровых процессов пройдет гладко и станет для бизнеса инструментом повышения прибыли.

Автор — директор по развитию HR Tech направления VK Tech

Позиция редакции может не совпадать с мнением автора